How-to: Uitnodigen nieuwe gebruikers

Gemaakt door Stefan Conijn, Gewijzigd op Wo, 4 Jun om 1:04 PM op Stefan Conijn

Inleiding

Deze handleiding beschrijft de procedure om nieuwe teamleden aan 1Password toe te voegen.

Stappenplan

1. Open de beheerdersconsole

Ga met een beheerdersaccount (bijv. support@tmalogistics.nl) naar de beheerdersconsole:

https://tmalogistics.1password.com/people

2. Klik op "Nodig personen uit"

Vul de e-mailadressen in van de personen die uitgenodigd worden.

3. Stuur begeleidende e-mail

Stuur onderstaande begeleidende e-mail naar de uitgenodigde gebruiker(s). Je kunt daarvoor het voorbeeld hieronder gebruiken. Het is mogelijk om deze mail vanuit Freshdesk te sturen zodat reply's bij vragen als ticket binnenkomen.

Hoi,

Je hebt een uitnodiging ontvangen om een account aan te maken bij 1Password, onze nieuwe oplossing voor het veilig beheren van wachtwoorden.

Het aanmaken van het account spreekt redelijk voor zich, maar let bij het doorlopen van het proces op de volgende punten:

Kies een sterk hoofdwachtwoord. Idealiter is dit een lange wachtwoordzin die je goed kunt onthouden, bijvoorbeeld een zin met een paar willekeurige woorden.
Je ontvangt ook een zogeheten Secret Key. Deze wordt automatisch gegenereerd. Bewaar deze op een veilige plek, los van je hoofdwachtwoord. Je kunt de bijbehorende PDF (de "Emergency Kit") bewaren, of ervoor kiezen alleen de Secret Key apart op te slaan.
Schakel tweefactorauthenticatie (2FA) in. Dit doe je via je profielinstellingen in 1Password. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de Microsoft Authenticator app.
Optioneel maar handig: Je kunt de browserextensie van 1Password installeren om gemakkelijk wachtwoorden op te slaan en automatisch in te vullen.
Ook aan te raden: Download de desktop client van 1Password. Hiermee kun je je kluis eenvoudig ontgrendelen met Windows Hello (gezichtsherkenning).

Let op:

Nadat je je account hebt aangemaakt, moet deze nog goedgekeurd worden in het beheerpaneel. Tot die tijd is het mogelijk dat niet alles volledig functioneert.
Standaard is er een kluis met de naam "Employee" beschikbaar. Deze is privé en alleen zichtbaar voor jou; andere collega's hebben hier geen toegang toe.
Nadat je account is goedgekeurd, zal je ook toegang krijgen tot de gedeelde kluizen die binnen het team worden gebruikt.

Mocht je vragen hebben of ergens tegenaan lopen, laat het gerust weten.

Groet,
TMA IT Support

4. Genodigden maken hun account aan.

Gebruikers die uitgenodigd worden krijgen onderstaande e-mail waarmee ze hun account kunnen aanmaken/activeren.

5. Bevestigen accounts

Nadat de uitgenodigde teamleden hun account hebben aangemaakt moeten de accounts in de beheerdersconsole bevestigd worden.

6. Rechten geven op kluizen

Met 1Password for Teams kunnen geen 'custom groups' gebruikt worden. Iedere gebruiker zal dus individueel rechten moeten krijgen op de kluizen.

Ga in de beheerconsole naar het kluizenoverzicht:

https://tmalogistics.1password.com/vaults

Geef per kluis de nieuwe gebruiker(s) toegang tot de kluis.